Ein, zwei, drei Menschen und ein Blog/eine Webseite, ein Newsletter … Und nun? Wie funktioniert das eigentlich, das verteilte, vernetzte Arbeiten mit Auftraggebern und Dienstleistern? Ich hänge vorwiegend am Paradebeispiel Blog-Content.
Redaktionsplanung traditionell: Stift und Zettel
Funktioniert. Verschiedene Brainstorming-Ansätze führen hier zum Ziel. Ganz systematisch geht es auch, wie es in diesem Beitrag „Gute Inhalte, wie geht das?“ mit Link zur Content-Strategie von Karl Kratz schonmal beschrieben wurde.
Klassische Redaktionsplanung braucht Zeit, die richtigen Ideen – und am besten sitzt man gemeinsam an einem Tisch.
Weniger hilfreich: Einer entwirft die Themenliste, andere bewerten/verwerfen. Warum? Weil dann jeder im eigenen Saft kocht. Externe Impulse sind wertvoll, ohne Frage. Aber nur intern, im eigenen Unternehmen ist das Produkt richtig bekannt. Und wenn nur ich als Unternehmer mein Produkt richtig kenne – wer außer mir könnte dann alles Mögliche dazu berichten?
Dazu kommt: Irgendwie muss die Redaktionsplanung samt Status-Updates ja von einem zum anderen zum nächsten. Landet also doch wieder irgendwie in digitaler Form – und verstopft unter Umständen dann die Postfächer per E-Mailverkehr.
Vorteile
- Alle sitzen zur Planung an einem Tisch. Im Idealfall: Produktentwickler, PR-Berater und der, der die eigentlichen Texte schreiben soll.
- Ein klassisches Kick-off Meeting bringt Struktur in bislang unstrukturierte Themenpläne.
Nachteile
- Alle sitzen an einem Tisch. Und danach? Muss jemand nachfassen, muss jemand das Papier-und-Stift-Konzept umsetzen, digital verarbeiten, Projektupdates müssen nachgefasst werden.
- Wer beim Papier-und-Stift-Konzept bleibt, trifft sich notgedrungen immer wieder. Bei auswärtigen Experten (Textern, btw.) erhöht das die Kosten.
Tool: Dropbox und Co.
Google documents und Dropbox erlauben das parallele Bearbeiten von Dokumenten. Die klassische Variante: Excel-Liste in der Cloud hosten, Benutzerrechte verteilen.
Wer bereits Redaktionspläne verfasst hat und sie jetzt mit anderen Personenkreisen teilen möchte – here you go.
Hilfreich: Automatische Hinweise (dropbox), sobald ein Dokument verändert wurde. Dann sieht wenigstens gleich jeder, dass am Redaktionsplan gearbeitet wurde. Macht Dropbox automatisch, sofern man die passende Software verwendet.
Vorteile
- Paralleles Arbeiten für alle Beteiligten, Rechteverteilung und saubere digitale Struktur inklusive.
- Mit einer geschickten Rechteverteilung (GoogleDocs) können nur die Änderungen eintragen, die dazu beauftragt sind. Andere dürfen mitlesen, sind informiert – und die Postfächer bleiben clean.
Nachteile
- Alle können mitmischen. D.h., unklare Zuständigkeiten sorgen schnell mal für unsaubere Dokumente, gelöschte Inhalte oder Fehleinträge. Im Zweifel wars keiner.
- Clouddienste haben ihre Server irgendwo. Meistens in den USA. Datenschutzrechtlich kein lustiger Spaß. *
* Merke: Server in Europa, eigene Cloudlösung nutzen. Dann bleiben die Daten, wo sie hingehören. Im eigenen Unternehmen.
Tool: Wunderlist
Eins meiner liebsten Organisations-Wunder. Einschränkung: Nur für die Sammlung von Themen. Weniger für die eigentliche Terminplanung & Bearbeitung. Wobei: Auch das gibt die Wunderlist-App im Grunde her. Terminierung, Zuweisung von Aufgaben an Einzelpersonen, Zwischenschritte – alles dabei.
Vorteile
- Auf allen Systemen einsatzbereit. PC, Mac, iPhone, Smartphone, Tablet … die Wunderlist ist erfreulicherweise ziemlich variabel.
- Diskussionen lassen sich pro einzelnem Punkt führen – wesentlich komfortabler als endlose E-Mail-Debatten, die sich später keinem konkreten Redaktionspunkt zuweisen lassen.
Nachteile
- Der Überblick fehlt etwas – Einzelschritte und Anmerkungen tauchen erst auf, wenn jeder einzelne Punkt angeklickt wird.
- Wieder sind die Daten und Ideen in fremder Hand. (ja, mir fällt tatsächlich kein weiterer Negativ-Punkt mehr ein, da muss halt das herhalten!)
Tool: To-do Listen für CMS
Ok, ja. Direkt im Content-Management-System lässt sich so eine To-do-Liste auch einsetzen. Vergleichsweise einfach, ja geradezu rudimentär – aber sie funktionieren.
Wichtig dabei: Für den Redaktionsplan aka To-do Liste muss man wenigstens nicht mehr die Plattform wechseln. Alles unter einem Dach: Pläne, Entwürfe, Listen zum Abhaken, Arbeitszuweisungen, Korrekturanweisungen. Bei mir im Einsatz: die Cleverness To-do List für – natürlich – WordPress.
Vorteile
- Kein Schnickschnack. Kein Drumherumzeugs, keine störende Grafik, keine extra Dateien.
- Kleine Teams brauchen oft nicht mehr als genau das: eine einzelne Plattform.
Nachteile
- Kein Schnickschnack. Also auch keine Erinnerungsfunktion, keine Bearbeitung außerhalb des gewählten CMS. Wer den externen Texter nicht im eigenen CMS herumfuhrwerken lassen will, kann ihn auch nicht einbinden.
- Keine Extra Dateien. Ziemlich nervig, wenn Dokumente und Co. zum Redaktionsplan gehören.
Textschnipsel-Sammelservice
Weniger als Organisationsteil, aber der Vollständigkeit halber für den Workflow:
WordPress bietet den „Press this!“ Button; in Evernote lassen sich direkt Textabschnitte speichern; iOS bietet diverse Möglichkeiten mittels Leselisten und Co. Da gibt es aber demnächst mehr dazu. Bitte im Verbund für mehrere Personen, die parallel auf Textschnipsel zugreifen sollen, müssen, dürfen.
Tools? Check! Und jetzt?
Jaha, nun ist es spannend. Eigentlich auch selbsterklärend.
Themenfindung & Artikelabsprache (siehe die ganzen Listen weiter oben!)
Themen finden, gemeinsam besprechen und bearbeiten. Wie, hängt vom Team, den Wünschen und den Vorstellungen ab.
Noch ein Tipp aus der Praxis: brainstorm-mäßig erstmal sammeln. Alles. Jaha, wirklich ALLES. Who cares, wenn aus Beitragsidee XY nie ein veröffentlichter Artikel wird? Manchmal entwickelt sich aus einer diffusen Idee erst stimmiger Content – der dann aber sowas von keine Ähnlichkeit mehr mit der schwammigen Idee hat. Macht nix, hilft viel.
Passende Beiträge (im CMS) anlegen
Erstmal alle anlegen. Und dem passenden Redakteur zuweisen. Oder Keywords eintragen, Links, Bilder und so weiter parat halten/einfügen.
Texten, schreiben, redigieren, lektorieren
Schreiben nicht vergessen. Mit wachsamen Augen prüfen, lektorieren. WordPress lädt dazu ein, Beiträge zur Überprüfung an andere per E-Mail zu schicken – oder man nutzt die obigen To-do Listen, um mal eben die Aufgaben zu verteilen. Und sichtbar abzuhaken.
Beiträge terminieren
Terminieren nicht vergessen. Im editorial calendar geht das optisch und schnell per drag&drop, WordPress bietet aber von Haus eben diese Funktion im Sinne von „Artikel planen“. Über die Kalender-Ansicht bleibt die Übersicht erhalten: Wer schickt wann welchen Artikel online – DAS sollte aber vorher geklärt sein.
Zusammenfassung
Das komplizierte an verteilten Redaktionsteams bleibt die Themenabsprache. Die Themenfindung. Tools und Kollaborationshilfen vereinfachen diesen Prozess. Digitale Pläne mit Zugänglichkeit für alle eignen sich bevorzugt. Übersichtlichkeit steht im Fokus. Nachfassen und Kontrolle muss einfach und schnell umsetzbar sein.
Wichtig: Welche Tools funktionieren, hängt vom jeweiligen Team ab. Wer mit einer Exceltabelle nicht arbeiten kann, der kann damit nicht arbeiten. Wer das Handy nie aus der Hand legt und am liebsten alles in To-do Listen festhält, dürfte Wunderlist lieben.
